DATENSCHUTZERKLÄRUNG DER STADT WALTROP (ONLINE-ANGEBOTE UND SOFTWARE-LÖSUNGEN)

Wenn Sie Websites, Apps, Softwarelösungen oder Online-Angebote der Stadt Waltrop nutzen, verarbeitet die Stadt Waltrop Daten. Wir erheben, verwenden und speichern Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes der Bundesrepublik Deutschland. Nachfolgend unterrichten wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Datenerhebung und -verwendung.

Um Ihnen den Zugang zu den wichtigsten Informationen zu erleichtern, haben wir zentrale Angaben zum Datenschutz bei Nutzung unserer Online-Angebote und Software-Lösungen vorangestellt (Verantwortlicher, Kontakte, Art der Datenerfassung, Nutzung der erfassten Daten, ihre Rechte). Bitte beachten Sie jedoch die gesamte Datenschutzerklärung und alle Angaben auf dieser Seite.

Inhalt dieser Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
2. Allgemeiner Kontakt
3. Kontakt zum Datenschutzbeauftragten
4. Kontakt zur zuständigen Aufsichtsbehörde
5. Wie erfassen wir Ihre Daten?
6. Wofür nutzen wir Ihre Daten?
7. Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
8. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
9. Einwilligung
10. Recht auf Auskunft
11. Widerruf
12. Datenverarbeitung und -speicherung
13. Datenerfassung bei Nutzung des Kontaktformulars
14. Datenerfassung bei Nutzung weiterer Formulare
15. Datenerfassung beim Aufruf unserer Webseite und unserer Internetseiten
16. Datenerhebung, um ein störfreies Netz-/Webangebot zu ermöglichen
17. Protokollierung
18. Auswertung des Nutzerverhaltens
19. Datenerhebung durch das Erstellen von Nutzerkonten
20. Verarbeitung von Daten im Rahmen von Bestellungen und Anträgen
21. Verarbeitung von Daten bei der Nutzung von Softwarelösungen
22. Fotoaufnahmen
23. Geodaten / GPS-Daten
24. Cookies
25. Veröffentlichung von Stellenanzeigen
26. Administration, Finanzbuchhaltung, Büroorganisation, Kontaktverwaltung
27. Datenverarbeitung in der Steuerverwaltung
28. Links zu anderen Webseiten
29. Weitergabe personenbezogener Daten
30. E-Mail-Sicherheit
31. Zweckbindung
32. Fragen und Beschwerden

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die Stadt Waltrop. Die Stadt Waltrop ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch die Bürgermeisterin Nicole Moenikes.
Ust.-ID gem.§27a UStG:UST 34058350386
Inhaltlich Verantwortlicher gemäß § 55 Abs. 2 RStV: Bürgermeisterin Nicole Moenikes

2. Allgemeiner Kontakt

Kontaktformular 

Hausanschrift:
Stadtverwaltung Waltrop
Münsterstr. 1
45731 Waltrop

Postanschrift:
Stadtverwaltung Waltrop
Postfach 120
45722 Waltrop

Telefon:
Tel.: +4923099300 (Vermittlung)
Fax: (0 23 09) 93 0-2 00

E-Mail: stadtverwaltung@waltrop.de
DE-Mail: stadtverwaltung@waltrop.de-mail.de

3. Kontakt zum Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter der Stadt Waltrop
Herr Wolfgang Ribbrock

Hausanschrift:
Rathaus II
Raum 2.2.12
Münsterstraße 1
45731 Waltrop

Postanschrift:
Stadtverwaltung Waltrop
Postfach 120
45722 Waltrop

Telefon:
Tel.: +492309930201
Fax: (02309) 930 315

E-Mail: datenschutz@waltrop.de  

4. Kontakt zur zuständigen Aufsichtsbehörde

Landesbeauftragte(r) für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 02 11 / 38 42 40
Telefax: 02 11 / 3 84 24 10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

5. Wie erfassen wir Ihre Daten?

Zum einen werden Daten beim Besuch der Website automatisch durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. IP-Adresse, Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Zum anderen werden Daten dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um folgende handeln:

  • Daten, die Sie uns auf verschiedenen Kommunikationswegen zukommen lassen (E-Mail, DE-Mail, Telefon, persönlich),
  • Daten, die Sie auf unseren Websites oder in der Waltrop-App in ein Kontaktformular eingeben,
  • Daten, die Sie beim Erstellen eines Nutzerkontos in der Waltrop-App eingeben oder
  • Daten, die Sie uns bei der Nutzung unserer Angebote zur Verfügung stellen (z.B. Angaben und GPS-Daten bei der Nutzung des Mängelmelders, Angaben bei der Nutzung des Müll-Notrufs, des Veranstaltungskalenders oder des Vereinsregisters).

Statistische Daten werden von uns in anonymisierter Form dauerhaft gespeichert und weiterverarbeitet. Daten, die Sie uns bei der Nutzung unserer Internetangebote und Softwarelösungen (z.B. Website, Formulare, App, Mängelmelder, Veranstaltungskalender, Vereinsregister) übermitteln, werden auf unseren Systemen gespeichert, bis Sie der Speicherung widersprechen. 

6. Wofür nutzen wir Ihre Daten?

  • Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. 
  • Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden. Das gibt uns die Möglichkeit, die Bereitstellung von Informationen und Services in unseren Internetangeboten im Sinne der Nutzer zu verbessern, die Struktur und die Erreichbarkeit von Inhalten in unseren Internetangeboten zu verbessern.
  • Daten, die Sie uns mitteilen (per Formular-Nutzung, Einrichtung eines Nutzerkontos, Nutzung unserer Softwarelösungen sowie per E-Mail, DE-Mail, telefonisch oder persönlich), werden von uns im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zweckgebunden verwendet, d. h. wir verwenden Ihre Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihres oder unseres Anliegens. Wir erstellen mit Ihren Daten keine Persönlichkeitsprofile, werten Ihre Daten über den Nutzungszweck hinaus entweder gar nicht oder nur zu statistischen Zwecken aus.
  • Wenn Sie uns GPS-Daten zur Verfügung stellen (z.B. bei Nutzung des Mängelmelders), verwenden wir diese ebenfalls nur zweckgebunden oder zu statistischen Zwecken. Es werden keine Bewegungsprofile erstellt.

Als Kommune sind wir besonders verpflichtet, die gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz einzuhalten, auch sofern Dritte in Arbeitsprozesse eingebunden sind. Sollte eine Datenverarbeitung nicht durch uns erfolgen und ein anderer informationstechnischer Dienstleister dies für uns übernehmen, wird er zur Einhaltung konkreter Verhaltensweisen und technischer Voraussetzungen verpflichtet. Durch die besondere vertragliche Verpflichtung und deren ständige Überprüfung sorgen wir dafür, dass auch von Auftragsverarbeitern die Vorschriften über den Datenschutz beachtet werden.

7. Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

  • Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.
  • Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen.
  • Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden. Kontaktdaten zur Verwaltung und zum Datenschutzbeauftragten sowie zur zuständigen Aufsichtsbehörde finden Sie direkt am Anfang dieser Datenschutzerklärung.

8. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit nichts anderes angegeben ist, aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Demnach ist die Verarbeitung erlaubt, soweit sie zur Wahrnehmung einer uns übertragenen Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erforderlich ist.

9. Einwilligung

Wenn die Erhebung von personenbezogenen Daten eine Einwilligung des Betroffenen erfordert, muss diese schriftlich und in verständlicher Sprache abgefasst worden sein. Mindestens der Zweck der Datenerhebung muss dort angegeben werden. Für Kinder und Jugendliche, die das sechzehnte Lebensjahr noch nicht vollendet haben, bedarf es der Einwilligung durch den Träger der elterlichen Verantwortung oder die Inhaber der gesetzlichen Personensorge.

10. Recht auf Auskunft

Sie können jederzeit Auskunft über die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten erhalten oder diese einsehen. Dabei ist Ihnen der städtische Datenschutzbeauftragte gern behilflich. Sind solche Daten unrichtig, so können Sie deren Berichtigung verlangen.

11. Widerruf

Soweit von Ihnen eine ausdrückliche Erklärung zur Erhebung bestimmter Daten für einen bestimmten Zweck abgegeben wurde, können Sie diese jederzeit widerrufen. Hierzu wenden Sie sich bitte an die Stelle, bei der die Erklärung abgegeben wurde.

12. Datenverarbeitung und -speicherung

Personenbezogene Daten werden nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen verarbeitet. Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung der Aufgabe bzw. des Services zwingend notwendig ist oder die Löschung der Daten wegen gesetzlicher Sperrfristen verboten ist. Danach werden die Daten unverzüglich gelöscht.

13. Datenerfassung bei Nutzung des Kontaktformulars

Wenn Sie Kontakt über unser Kontaktformular mit uns aufnehmen, um eine bestimmte Dienstleistung zu erhalten, wird von Ihnen folgendes gespeichert: Vorname, Nachname, Firma, E-Mail-Adresse. Bei Verwendung unseres Kontaktformulars erfolgt eine gesicherte und verschlüsselte Übertragung Ihres Anliegens über das Internet. Per Kontaktformular übermittelte Daten werden einschließlich Ihrer Kontaktdaten gespeichert, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können oder um für Anschlussfragen bereitzustehen. Über das Kontaktformular übermittelte Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder keine Notwendigkeit der Datenspeicherung mehr besteht. Gesetzliche Bestimmungen (z.B. Aufbewahrungsfristen) bleiben unberührt.

14. Datenerfassung bei Nutzung weiterer Formulare

Benutzen Sie die auf unseren Seiten angebotenen Formulare, so werden diese mit einer Transportverschlüsselung (SSL-verschlüsselt) versehen. Ihre Daten werden so sicher zu uns transportiert. Daten, die Sie selbst über Formulare auf waltop.de veröffentlichen (z.B. Veranstaltungskalender, Vereinsregister), werden auf unseren Servern oder den Servern der Gemeinsamen kommunalen Datenzentrale in Recklinghausen (GKD, www.gkd-re.de) solange gespeichert, bis eine Löschung durch Sie oder uns vorgenommen wird. Da wir bei einigen Formularen den Formularservice der Firma Form-Solutions e.K. in Karlsruhe (www.form-solutions.de) verwenden, werden die Formulare dort kurzzeitig zur Aufbereitung zwischengespeichert.

15. Datenerfassung beim Aufruf unserer Webseite und unserer Internetseiten

Für alle Zugriffe gilt: Es werden Datum und Uhrzeit des Seitenaufrufes, die IP-Adresse des Nutzers, der verwendete Webbrowser und das eingesetzte Betriebssystem erfasst. Um unsere Server vor Angriffen zu schützen, werden diese Informationen beim Aufbau einer Verbindung mit unserer Internetseite über das Protokoll übermittelt und in anonymisierter Form zusammengefasst. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist somit nicht möglich. Um zu ermitteln, ob das Internetangebot den Nutzerwünschen entspricht, werden aggregierte statistische Auswertungen über das Nutzerverhalten erstellt. Ein Rückschluss auf eine einzelne Person ist nicht möglich.

16. Datenerhebung, um ein störfreies Netz-/Webangebot zu ermöglichen

Wenn der Besuch Ihres Endgerätes auf unseren Internetseiten, die Übersendung einer E-Mail von ihrem Endgerät aus oder eine von Ihnen übersandte Datei auf unseren Internetseiten bei unseren Software-Lösungen oder auf unseren Servern zu Problemen führt, erfassen wir folgende Daten von Ihnen: Art der ausgelösten Schwierigkeit (Warnung oder Fehler), IP-Adresse des anfordernden Rechners, Fehlermeldung ausgelöst durch die aufgerufene Seite/heruntergeladene Ressource. Ein Rückschluss auf einzelne Personen wäre anhand dieser Daten nur möglich aufgrund einer gesetzlich begründeten Anfrage an den Provider.

17. Protokollierung

Bei Aufruf der Internetseiten der Stadt Waltrop oder Nutzung der Waltrop-App werden über den Internetbrowser des Nutzers Daten an den Webserver übermittelt. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen dem jeweiligen Internetbrowser und dem Webserver aufgezeichnet:

  • Datum und Uhrzeit der Anforderung
  • Name der angeforderten Datei
  • Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
  • Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.)
  • verwendete Webbrowser und verwendetes Betriebssystem
  • vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners
  • übertragene Datenmenge

Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf den Webserver, werden diese Daten für einen Zeitraum von einer Woche zwischengespeichert.

18. Auswertung des Nutzerverhaltens

Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden von der Stadt Waltrop oder der Gemeinsamen kommunalen Datenzentrale in Recklinghausen (GKD, www.gkd-re.de) i. A. der Stadt Waltrop nur in anonymisierter Form eingesetzt. Die IP-Adressen werden dafür zunächst anonymisiert und erst danach ausgewertet. Sie können sich als Nutzer entscheiden, ob in Ihrem Browser ein Cookie für die Webanalyse abgelegt werden darf. Wenn Sie sich dafür entscheiden, ermöglichen Sie der Stadt Waltrop oder der Gemeinsamen kommunalen Datenzentrale in Recklinghausen (GKD, www.gkd-re.de) i. A. der Stadt Waltrop, verschiedene statistische Daten anonymisiert zu erfassen und zu analysieren.

19. Datenerhebung durch das Erstellen von Nutzerkonten

Um Funktionen der Waltrop-App nutzen zu können, müssen Sie sich registrieren, wodurch Sie ein Benutzerkonto anlegen. Ihre personenbezogenen Daten (Pflichtfelder wie Name und E-Mail sowie weitere freiwillige Angaben) werden ausschließlich zu Zwecken der Bereitstellung oder der Nutzung der Dienstleistungen verwendet, die Sie nutzen (z.B. Mängelmelder). Ihre Angaben in einigen Anwendungen (z.B. Mängelmelder, Veranstaltungskalender, Vereinsregister) sind auf Websites und in der App für alle Nutzer einsehbar. Ihre Angaben im Veranstaltungskalender sind auf zahlreichen Websites im Kreis und darüber hinaus einseh- und abrufbar.

20. Verarbeitung von Daten im Rahmen von Bestellungen und Anträgen

Bei Bestellungen und Anträgen benötigen wir Ihre Angaben, um den Antrag bearbeiten zu können. Ihre Angaben werden zum Zweck der Antragsbearbeitung und Abrechnung sowie zur Kundenbetreuung verarbeitet.

21. Verarbeitung von Daten bei der Nutzung von Softwarelösungen

Daten, die Sie uns bei der Nutzung von Softwarelösungen (z.B. durch Nutzung von Formularen oder Angaben in der App) zur Verfügung stellen, werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bis zu Ihrem Widerruf gespeichert. Einige Angaben, die sie bei der Nutzung von Softwarelösungen machen, sind über einen längeren Zeitraum oder bis auf Widerruf bzw. Löschung durch den Nutzer öffentlich einsehbar (z.B. Angaben bei der Nutzung des Mängelmelders, des Vereinsregisters oder des Veranstaltungskalenders).  

22. Fotoaufnahmen

Im Rahmen unserer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit werden bei Veranstaltungen und Terminen Fotos aufgenommen, auf denen Sie gegebenenfalls erkennbar zu sehen sind. Der Aufnahme und/oder einer Veröffentlichung können Sie widersprechen. Bitte nutzen Sie für Ihren Widerspruch die oben genannten Kontaktdaten.

23. Geodaten / GPS-Daten

Wenn sie uns GPS-Daten zur Verfügung stellen (z.B. bei Nutzung des Mängelmelders), verwenden wir diese nur zweckgebunden oder zu statistischen Zwecken. Es werden keine Bewegungsprofile erstellt. Wir erstellen mit Ihren Daten auch keine sonstigen Profile, werten Ihre Daten nicht über den Nutzungszweck hinaus aus. Beachten Sie aber bitte, dass Ihre Daten gespeichert werden und Ihre Angaben ggfs. auf unseren Websites und in der Waltrop-App einsehbar sind und dass ein Datenabgleich mit den Servern der Gemeinsamen kommunalen Datenzentrale in Recklinghausen und deren Geodatenportal (GKD, www.gkd-re.de) stattfindet.

24. Cookies

Wenn Sie unser Internet-Angebot nutzen, werden sogenannte Cookies gesetzt. Cookies sind kleine Textdateien, die lokal auf Ihrem Computer für einige Zeit abgelegt und unserem Server auf Anfrage wieder übermittelt werden. Diese Daten gewährleisten dann den Verbleib zu dieser Sitzung, auch wenn zwischenzeitlich die aufgerufenen Seiten gewechselt werden. Cookies sind keine Programme, können also auf Ihrem PC keinen Schaden verursachen. Wenn Sie unsere Seite verlassen und auf fremde Seiten gelangen, kann es sein, dass von Adressaten der angeklickten Zielseite auch Cookies gesetzt werden. Für das Setzen dieser Cookies ist die Stadt Waltrop rechtlich nicht verantwortlich. 

25. Veröffentlichung von Stellenanzeigen

Im Rahmen aktueller Stellenausschreibungen besteht für Sie die Möglichkeit, sich auf ein Stellenangebot zu bewerben. Zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten gespeichert. Mit dem Einsenden der Bewerbung erklären Sie sich gleichzeitig einverstanden, dass vorübergehend erforderliche Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gespeichert werden.

26. Administration, Finanzbuchhaltung, Büroorganisation, Kontaktverwaltung

Wir verarbeiten Daten im Rahmen von Verwaltungsaufgaben sowie Organisation unseres Betriebs, Finanzbuchhaltung, Steuerverwaltung und Befolgung der gesetzlichen Pflichten, wie z.B. der Archivierung. Hierbei verarbeiten wir dieselben Daten, die wir im Rahmen der Erbringung unserer vertraglichen Leistungen verarbeiten.

27. Datenverarbeitung in der Steuerverwaltung

Die separate Datenschutzerklärung nach Datenschutz-Grundverordnung in der Steuerverwaltung finden Sie hier:
Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung in der Steuerverwaltung

28. Links zu anderen Webseiten

Unsere Webseiten und Anwendungen enthalten Querverweise (sogenannte Links) auf andere Dienste innerhalb und außerhalb von www.waltrop.de. Diese Datenschutzerklärung erstreckt sich nicht auf diese Links. Bitte informieren Sie sich gesondert über die Datenschutzhinweise der jeweils verlinkten Webseiten. Die Stadtverwaltung Waltrop übernimmt keine Verantwortung für deren Inhalt. Für illegale, fehlerhafte oder unvollständige Inhalte und insbesondere Schäden, die aus der Nutzung oder Nichtnutzung von Informationen Dritter entstehen, haftet allein der jeweilige Anbieter des Dienstes. Websites von städtischen Betrieben (AöR, ORB) verfügen teils über eigene Internetangebote. Auch dort weichen die Angaben zum Datenschutz ab. Bitte beachten Sie die jeweilige Datenschutzerklärung. 

29. Weitergabe personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden von uns (der Stadt Waltrop oder der Gemeinsamen kommunalen Datenzentrale in Recklinghausen (GKD, www.gkd-re.de) i. A. der Stadt Waltrop) an Dritte nur weitergegeben oder sonst übermittelt, wenn dies zum Zwecke der Vertragsabwicklung oder zu Abrechnungszwecken erforderlich ist oder der Nutzer der Website und/oder Kunde zuvor eingewilligt hat. Der Nutzer der Website und/oder Kunde hat das Recht, eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen.

30. E-Mail-Sicherheit

Unverschlüsselte E-Mails können auf ihrem Weg durch das Internet von Dritten abgefangen und gelesen oder verändert werden. Dies gilt auch für E-Mail-Anhänge. Vertrauliche Daten sollten daher niemals mittels unverschlüsselter E-Mail übersendet werden. Als Alternative zur E-Mail bieten wir die Nutzung unseres Kontaktformulars oder die Nutzung von DE-Mail an

31. Zweckbindung

Von gesetzlich zugelassenen Ausnahmen abgesehen, werden Ihre Daten nur zu dem Zweck verwendet, zu dem sie erhoben werden.

32. Fragen und Beschwerden

Sollten bei Ihnen Fragen zum Thema Datenschutz bestehen oder Sie eine Beschwerde über das Vorgehen der Stadt Waltrop im Bereich des Datenschutzes einreichen wollen, nehmen Sie bitte Kontakt mit unserem Datenschutzbeauftragten auf. Kontaktdaten zur Verwaltung und zum Datenschutzbeauftragten sowie zur zuständigen Aufsichtsbehörde finden Sie direkt am Anfang dieser Datenschutzerklärung.